Jako dlouholetý uživatel nejrůznějších papírových řešení své produktivity se považuji za neustálého hledače. Nejde ani tak o to, že bych potřeboval neustálý upgrade systému, jako spíše o fakt, že mě velmi baví se zabývat novými nápady a myšlenkami, které mohou oblast osobní produktivity člověka posunout.

Týden jako základní plánovací jednotka

Týdenní karta vznikla někdy v dobách, kdy jsem používal ještě klasický diář v knižní vazbě – takový ten „co stránka, to den“. Žijeme v rychlé době, kdy plánovat věci dlouho dopředu dává smysl jen ve specifických oblastech života. Naučil jsem se díky GTD, ale také 7 nývykům plánovat v týdenním horizontu.

Pohled na jeden konkrétní den jsem potřeboval spíše kvůli množství záznamů k archivaci, než-li kvůli plánování. Tehdy jsem si pro sebe vymyslel doplněk – právě týdenní kartu.

Smyslem této karty není nic jiného a menšího, než-li si naplánovat veškeré pro mě potřebné úhly pohledu na bázi týdne. Kartu jsem koncipoval tak, aby se prostě jen vytiskla, přehnula a zasunula do diáře či notesu.

3 části pro různé informace

Strana první – přehled týdne

Na titulní straně jsou popsané oblasti, které si žádají mou pozornost. Pakliže nepracujete v nějakém sofistikovaném systému práce, kdy o vašich prioritách rozhoduje někdo nebo něco jiného, je zcela na vás, čemu dáte přednost.

TK_Cíl týdneCíl týdne

Naučil jsem se si na každý týden dávat 1-2 cíle pro osobní i pracovní oblast. A hlavně co si napíšu, to platí. Člověk se z reaktivního režimu dostává k vlastnímu proaktivnímu přístupu.

TK_Top5Nejdůležitější úkoly týdne

Top 5 – je to obdoba Babautova MIT (most important thing) na týdenní bázi. Při týdenním plánování si zapíši skutečně těch 5 nejdůležitějších věcí, které musí být splněny. Jsou to ty velké kameny, projekty, kroky, směřující k aktuálním cílům.

Jednoduchý efekt – nikterak překvapivý – sepsáním těchto priorit je člověk schopen si je naplánovat do konkrétních časů, neboť je schopen odhadnout i časovou dotaci.

Projekty/Role

TK_Role

Stephen Covey mě navedl na pohled na život z lediska rolí. Pravdou je, že jsem do určité doby měl tendenci přehlížet takové ty „samozřejmé věci“, jako je třeba osobní kondice, zdraví, atd. Bral jsem je jako automatickou součást života a nevěnoval jim pozornost. Stephen a Marek Spurný mě naučili, jak se věnovat rovnovážnému pohledu na svět.

Do této oblasti si zaznamenávám například aktivity s dětmi či rodinou. Může tam ale být i velký pracovní projekt. Jde o konkrétní záznam konkrétního kroku.

Úkoly na tento týden

TK_úkoly týdne

Mé úkoly – oblast pro zaznamenání „časově blíže neurčených úkolů, které ovšem chci v daném týdnu zvládnout. Kolonka s hodinami symbolizuje prostor pro zkratku dne, kdy bych úkol rád vykonal (Po = pondělí). Úkoly nejprve sepíši a teprve následně jim (nikoliv všem) přiřadím ideálně den.

Kontrola osobního rozvoje

TK_návyky

Návyky – naučil jsem se sledovat některé osobní pravidelné záležitosti, které povedou k posouvání sebe sama – např. cvičení. Zde si zkrátka hlídám, aby nedošlo k porušení závazku, který jsem dal sám sobě.

Vnitřek karty – pohled na týden a konkrétní záležitosti

Zatímco titulní strana karty se týká celého týdne a dává tento týdenní nadhled, vnitřek karty používám k tomu, abych si ujasnil denní priority.

Setkávám se velmi často s fenoménem, kdy si člověk každý den napíše seznam věcí na den, „které chce stihnout“. Již při jejich sepsání je jasné, že je zkrátka nestihne. Večer, zcela unavený honbou za splněním nesplnitelného, usíná s frustrací, kolik že toho nestihnul.

Nejdůležitější úkoly dne

TK_úkoly dne

Mně osobně vyhovuje opačný postup – naplánovat méně na den a při splnění si přidat ze seznamu týdenních úkolů, případně ten den již nic dalšího nedělat – i to je varianta.

Proto si naplánuji na den pouze Top 5 – věci, které potřebuji v daný den splnit. Do diáře zapisuji skutečně pouze věci vázané k určitému času. Je pak pro mě jednodušší vyplnit mezery v čase úkoly z Top 5, případně dalšími z titulní strany.

TK_nezapomeň

Kolonka Nezapomeň! Je určená k připomínkám konkrétních činností – např. nákup toneru do tiskárny…

 

TK_poznámkyOblast Poznámek mi konkrétně slouží čistě k tomu, abych měl kam zapsat krátké informace.

Zadní strana karty – čistě na poznámky

Zadní poznámkovou stranu jsem záměrně rozdělil na linkovanou část a část tečkovanou.

Linkovaná – tam většinou přijdou poznámky – připomínky na následující týden, které pak při dalším týdenním plánování vepíšu na titulní stranu.

Tečkovaná – pro účely malování – třeba nějaké myšlenkové mapy nebo nápady.

Archivace

Vyplněné a použité karty z proběhlého týdne archivuji v šanonu, který je pro ně určen. Tím nepřicházím o přehled a možnost náhledu zpět do minulosti.

Zbyde-li mi místo v diáři (např. prostor na neděli), vepíši do něj klíčové informace z právě proběhlého týdne – např. poznámku o důležitém hovoru nebo schůzce, dohodě s klientem, apod. Díky tomu vím, ve kterém týdnu se co stalo a při zpětném vyhledávání jsem schopen velmi rychle dohledat i potřebnou kartu a připomínku nalézt.

A závěr….

Asi můj systém nebude vyhovovat každému. Na někoho dost možná bude působit složitě, ale jak jsem psal v předchozím článku – zastávám princip jednoduchosti a tento typ vlastního formuláře mi ji plně přináší.

Dokonce jsem zjistil, že v éře, kdy jsem používal jako hlavní diář Google kalendář, jsem papírovou kartu neopustil. Nosil jsem ji v poznámkovém moleskinu a pracoval s ní naprosto standardně dle výše popsaného.

Je na vás, zda tento koncept vyzkoušíte či ne. Držím palce všem, kteří chtějí být efektivní a zvládat věci s větší lehkostí. Pokud máte komentář, připomínky i kritiku, nebojte se mi napsat do komentářů. I já se neustále snažím inspirovat.

Kartu najdete ke stažení ZDE.

Jan Straka
Propojme se

Jan Straka

spolutvůrce at CLEVER MINDS s.r.o.
Stejně jako každý řeším své úkoly, termíny, deadliny... každý den. Baví mě poznávat a studovat různé přístupy, postupy i nápady.
Mám rád práci s papírem a baví mě vše kolem papírové osobní produktivity.
Tyto své záliby se snažím propojovat ve značce CLEVER MINDS Notebook a psát jako šéfredaktor PíšuRukou.cz
Jan Straka
Propojme se
Sdílej

Komentáře: 7

  1. Ahoj Jane,

    velmi zajímavé stránky. Pročetl jsem si většinu příspěvků, moc se mi líbí seriál o používání diáře, pár postřehů určitě zahrnu do své praxe.

    Tvá týdenní karta mi od prvního pohledu opravdu sedla (návyky!), škoda, že jí nemůžu mít vtištěnou přímo v diáři.

    Já osobně jsem obrovský milovník krásných knih, takže používám diáře a zápisníky Paperblanks, protože jejich krása a zdobnost jsou neskutečné a vzít je do ruky je pokaždé zážitek.

  2. Tomáš Kufa on

    Ahoj Honzo.

    Chválím zpracování týdenní karty, vypadá naprosto profesionálně, jsem ve zkušebním provozu. Mám ovšem rozpor v tom jak týdenní kartu správně používat, byť jsem si článek několikrát přečetl.
    Hlavním důvodem mého zmatení jsou cíle týdne, top 5 týdne, top 5 jednotlivých dnů, nevím jak si je definovat, těžko se mi jedno od druhého dá nějak separovat. Když dám příklad a zvolím si cíl týdne, pak nevím co dál bych psal do top 5 týdne, přijde mi to stejné.

    Díky a vydrž, máš dobrý web i jeho obsah!

    Tom

    • Ahoj Tomáši,
      děkuji za komentář a pozdější odpověď.
      Tvému zmatení rozumím, sám jsem si dlouho hledal cestu k tomuto řešení, nicméně má logika je následující:
      Top5 týdne jsou věci, které se prostě MUSÍ(!!!) udělat.
      Cíle týdne – cíl je cesta, tzn může se stát, že se nesplní (což mě sice naštve, ale nebude tragédie v životě). :-)
      Top5 dne – každý den si dávám stejný metr i na denní úkoly – někdy se mi zkrátka chce více prokrastinovat, než je zdrávo…ale to jsem já.
      Je to obdoba Babautových 3 MIT. Prostě proto, že týdenní perspektiva je pro mě nej, ale stejně pal žiju každý den zvlášť a každý den chci znovu a znovu něčeho dosáhnout…
      Natočím nejspíš krátké video, ptže nejsi jediný. Každopádně moc děkuji za přízeň! Dělá mi radost!

      • Tomáš Kufa on

        Ahoj Honzo.

        Udělal jsi někde to video nebo mám vznést další dotaz tady do komentářů? :) Díky a držím palce!

        Tom

        • Ahoj Tome, video je natočené, leč nesestříhané.Navrhuji – pošli mi mailem dotazy, zapracuji odpovědi formou článku. Nejsi jediný, kdo má dotazy, tak to vezmeme z jedné vody na plot :-) Díky. H

          • Tomáš Kufa on

            Ahoj Jane.

            Tvé odpovědi jsme si všiml až teď, škoda že nechodí nějaké notifikace. Video je už možná sestříhané :D Pokud ne, rád ti sepíšu mé “trápení” s týdenní kartou :) Dík.

            Pěkný víkend

  3. Kateřina Koťarová on

    Dobrý den. 

    Bude někdy možné si kartu ještě někde stáhnout?

    Děkuji.

Zanech nám svůj komentář